Schreibkram nach Feierabend: Wie KI den Abend im Büro kürzer macht

Wenn ich mit dem Handy im Auto unterwegs bin oder in der Küche stehe, rede ich mit der KI. Am Rechner tippe ich, unterwegs spreche ich, und wieder im Büro liegt dann schon ein Entwurf da, den ich nur noch lesen muss.

Letzte Woche im Webinar hab ich gleich am Anfang gesagt: „Was nachher oft liegen bleibt, ist eben der Conntent.“ Gestrichen ist schnell, das Aufmaß stimmt, und die Mail an den Kunden, das Angebot und die Antwort auf die Bewertung warten bis abends. Oder bis Sonntag. Der Content sowieso.

Warum der Schreibkram am Abend landet

Tagsüber bist Du auf der Baustelle, beim Kunden oder am Telefon, und zwischendrin ist für einen ordentlichen Text halt keine Ruhe. Also schiebst Du ihn auf später. Und später heißt meistens, wenn alle anderen Feierabend haben.

Dazu kommt das leere Blatt. Was in der Mail stehen soll, weißt Du eigentlich genau, schwer ist der Anfang und der Ton. Und genau da hilft die KI am meisten. Sie kennt Deinen Betrieb nicht, aber sie macht aus drei Stichpunkten in Sekunden einen ersten Entwurf. An einem Entwurf arbeitet es sich ganz anders als an einem leeren Blatt.

Unterwegs reden, abends nur noch lesen

Der größte Unterschied entsteht schon vor dem Schreibtisch. Auf dem Weg zur nächsten Baustelle sprichst Du der KI drei Sätze ins Handy, so wie Du sie einem Kollegen sagen würdest:

• Angebot für die Fassade, Einfamilienhaus, Gerüst nötig.
• Kunde will bis Ende des Monats Bescheid.
• Wir sagen Sie, freundlich, nicht zu lang.

Die gängigen KI-Programme haben auf dem Handy einen Knopf zum Sprechen, tippen musst Du dafür nichts. Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden lässt Du weg, das ist die Stift-Regel, und für einen guten Entwurf braucht die KI das auch nicht. Name und Anrede setzt Du abends im Mailprogramm ein.

Am Schreibtisch liest Du dann, änderst, was nicht passt, und schickst ab. Die KI bringt den Entwurf, entscheiden tust Du. Und das ist beim Content nicht anders. Jeden Tag gibt es unzählige Momente, die sich für einen Post auf Social Media eignen.

Einmal einrichten statt jeden Abend neu erklären

Was am meisten Zeit frisst, ist das Erklären. Jedes Mal wieder sagen, dass Ihr Kunden siezt, dass Ihr nie „zeitnah“ schreibt und wie Ihr unterschreibt. Im Workshop im September hab ich das so gesagt: „Das sind alles Vorarbeiten, die man einmal im Prinzip macht.“

Für den Betrieb heißt das, Du schreibst einmal einen Werkbank-Zettel (landet am Ende in einem Skill, aber dazu mehr an anderer Stelle): wie Ihr redet, welche Wörter Ihr nicht benutzt, was immer in ein Angebot gehört. Den gibst Du der KI bei jedem Auftrag mit, und sie schreibt vom ersten Satz an mehr nach Euch. Die Arbeitsanweisungen auf der Startseite/#arbeitsanweisungen sind genau so gebaut, für Stellenanzeige, Website-Text und Reklamation.

Ein fester Termin für die Texte

Auch mit KI bleibt der Schreibkram liegen, wenn er keinen Platz in der Woche hat. Was hilft, ist ein fester Termin, an dem die Texte drankommen: Entwürfe lesen, freigeben, raus damit. In meinem Kursformat "Probezeit" richten wir genau das ein, einen festen Tag in der Woche für Deine Texte, so, dass er auch hält, wenn die Baustelle brennt.

Am Anfang dauert es länger

Ehrlich gesagt kostet die KI in den ersten Wochen erst mal Zeit, weil Du rausfindest, was sie von Dir wissen muss. Im Webinar hab ich es so beschrieben: „Der Zeitfresser, ja, aber wenn die erste Hürde genommen ist, ist es ein Traum.“

Fang deshalb mit Texten an, bei denen wenig schiefgehen kann. Ein Beitrag für Instagram oder eine Stellenanzeige eignen sich gut. Buchhaltung und Personalsachen kommen später, wenn überhaupt. Mein Ansatz startet mit den Dingen, die zum Einen nerven und zum Anderen liegen bleiben. Und vor allem nicht in Dein System eingreifen. Der erste Schritt ist Vertrauen in die KI, der nächste KI zu nutzen, Erfahrungen zu sammeln und dann überlegst Du, die KI produktiv einzusetzen.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit spart das wirklich?

Das hängt an Deinen Texten und daran, wie gut Dein Werkbank-Zettel ist. Am ehrlichsten misst Du es selbst: eine Woche lang aufschreiben, wie lange Mails und Angebote dauern, und nach vier Wochen mit KI noch einmal.

Muss ich dafür am Rechner sitzen?

Nein. Sprechen geht auf dem Handy, im Auto mit Freisprechen oder in der Mittagspause. Am Rechner liest Du nur noch und schickst ab.

Darf ich Kundendaten ins Handy diktieren?

Für den Anfang gilt die Stift-Regel: Namen, Adressen, Telefonnummern und Rechnungsnummern bleiben draußen. Die Stichpunkte reichen für einen guten Entwurf. Ob Du mit einem bestimmten Anbieter und Vertrag auch Kundendaten verarbeiten darfst, klärst Du mit Deinem Datenschutzbeauftragten.

Welche Texte eignen sich zuerst?

Alles, was regelmäßig kommt und wo ein Fehler nicht gleich teuer wird: Antworten auf Anfragen, Terminbestätigungen, Beiträge für Instagram, Stellenanzeigen. Angebote und Reklamationen nimmst Du dazu, wenn Dir das Prüfen leicht von der Hand geht.

Schickt die KI die Mail dann auch selbst ab?

Könnte sie technisch, und genau das soll sie nicht. Raus geht, was Du gelesen und freigegeben hast. Am Schluss liest immer ein Mensch.

Zum Weitermachen

Im kostenlosen Webinar am 3. November zeige ich an fünf Aufgaben aus dem Büro, wie weit die KI kommt und ab wo Du übernimmst. Und wer den Schreibkram dauerhaft aus dem Abend holen will, findet in der Probezeit den festen Tag, den Werkbank-Zettel und Begleitung dabei.